Wann Verbeamtete, Lehrkräfte sowie andere Angestellte im Öffentlichen Dienst für einen Schaden aufkommen müssen, hängt von der jeweiligen Fahrlässigkeit ab. Diese wird für jeden Versicherungsfall individuell bestimmt. Gerade bei jungen Bediensteten und Anwärtern ist das Risiko eines Missgeschicks zu Beginn ihrer Tätigkeit größer. Sobald ein Schaden durch grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz entsteht, werden Bedienstete persönlich haftbar gemacht – bei leichter Fahrlässigkeit nicht.
Im Falle der leichten Fahrlässigkeit, welche bei einem Schaden stets gegeben ist, tritt die Amtshaftung in Kraft. Das bedeutet, dass der Dienstherr für die entstandenen Schäden aufkommen muss. Die Klage des Geschädigten wird hier also nicht direkt gegen den Beamten, sondern den entsprechenden Dienstherren gerichtet. Es kann auch passieren, dass Schäden lediglich in Gegenwart von Angestellten im Öffentlichen Dienst eintreten, sie jedoch keine Schuld tragen und dafür unrechtmäßig in Regress genommen werden. Hier tritt die passive Rechtsschutzfunktion in Kraft, indem die Dienst- /Amtshaftpflichtversicherung unberechtigte Ansprüche abwehrt – auch vor Gericht.
Grobe Fahrlässigkeit hingegen setzt (genau wie Vorsatz) ein schweres Fehlverhalten voraus. In diesem Fall werden Bedienstete persönlich haftbar gemacht. Der Dienstherr streckt dabei in der Regel die Kosten vor, beansprucht sie von den Bediensteten allerdings zurück und nimmt sie oder ihn dabei in Regress. Die Dienst- oder Amtshaftpflicht greift dann bei den Regressansprüchen und schützt vor zu hohen Schadensersatzforderungen. Bei vorsätzlichen Taten besteht grundsätzlich kein Versicherungsschutz.