Mit Buchhaltung ist das Dokumentieren aller finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen gemeint.
Bei der Buchführung müssen Sie gesetzliche Vorgaben beachten.
Eine korrekte Buchhaltung ist nicht nur wichtig fürs Finanzamt, sondern auch für den eigenen Überblick und die strategische Planung.
Freiberuflich Tätige und Kleingewerbetreibende können für ihre Buchführung eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen.
Gewerbliche Unternehmen ab einem bestimmten Umsatz bzw. Gewinn sind zu doppelter Buchführung verpflichtet.
Buchführung kann man lernen oder eine Software zur Unterstützung nutzen.
Buchhaltung: Was ist das?
Bei Buchhaltung denken viele eine Person, die in einem stillen Kämmerlein Zahlenkolonnen in ein Büchlein einträgt. Als Gründerin oder Unternehmer sollten Sie mehr wissen: Denn Buchhaltung umfasst die Dokumentation aller finanziellen Vorgänge Ihrer Selbstständigkeit wie das
- Erfassen von Einnahmen (z. B. Honorare) und Ausgaben (z. B. Materialkosten)
- Sammeln von Belegen (z. B. Rechnungen)
- Ordnen von Unterlagen (digital oder physisch)
- Abgleichen von Bankkonten (z. B. Prüfen auf offene Rechnungen)
- Erfüllen von Steuerpflichten (z. B. Umsatzsteuer voranmelden)
- Erstellen des Jahresabschlusses
- Einhalten von Fristen (z. B. für die Steuererklärung)
Buchhaltung = Buchführung?
Im allgemeinen Sprachgebrauch verwenden wir meist das Wort Buchhaltung – auch, wenn eigentlich Buchführung gemeint ist. Daher an dieser Stelle eine kurze Begriffsklärung:
Buchhaltung meint das gesamte System inklusive Auswertung, Organisation, Jahresabschluss und Steuern. In größeren
Unternehmen gibt es dafür oft eine eigene Abteilung.
Buchführung meint das kontinuierliche Erfassen aller Geschäftsvorfälle, also den operativen Teil der Buchhaltung.
Warum ist Buchhaltung wichtig?
Überblick
Eine ordentliche Buchhaltung gibt einen Überblick über die Finanzen eines Unternehmens. Dieser ist wichtig für das interne Controlling und externe Prüfungen.
Strategische Entscheidungen
Die Buchhaltung liefert verlässliche Daten und somit die Grundlage, um strategische Entscheidungen zu treffen.
Verpflichtung
Viele Unternehmen sind gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet.
Damit Ihre Buchführung auch für Dritte nachvollziehbar ist – zum Beispiel bei einer Prüfung durch das Finanzamt – müssen Sie Regeln einhalten: die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Die Kernprinzipien der GoB sind:
- Klarheit und Übersichtlichkeit der Aufzeichnungen
- Vollständigkeit, Richtigkeit und Freiheit von Willkür
- zeitgerechte und geordnete Buchung
- Belegprinzip – keine Buchung ohne Beleg
- Unveränderbarkeit der Buchungen
- Aufbewahrungspflicht für Bücher und Belege
Tipp für Gründerinnen und Gründer
Nehmen Sie sich von Anfang an Zeit für die Buchführung und behalten Sie Ihre Finanzen im Blick. Das schützt Sie vor bösen Überraschungen.
Kurz erklärt: Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Als Freiberuflerin und Kleingewerbetreibender (max. 800.000 € Umsatz/Jahr bzw. 80.000 € Gewinn/Jahr) dürfen Sie die einfache Form der Buchführung nutzen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die EÜR besteht aus
- Ihren betrieblichen Einnahmen (bezahlte Rechnungen, verkaufte Waren etc.)
- Ihren betrieblichen Ausgaben (z. B. Miete für Ihre Büroräume, Zahlungen an Lieferanten oder an das Finanzamt)
- Abschreibungen für Ihre Investitionen
Aus diesen drei Zahlen errechnen Sie ganz einfach Ihren Gewinn:
Einnahmen
- Ausgaben
- Abschreibungen
= Gewinn
Beispiel: Illustratorin
Fanny ist freiberufliche Illustratorin. Im Auftrag eines Verlags erstellt sie Zeichnungen für ein Kinderbuch. Dafür überweist ihr der Verlag ein Honorar in Höhe von 1.500 Euro brutto auf ihr Geschäftskonto. Die Illustratorin arbeitet ohne Umsatzsteuer.
Um weitere Aufträge ausführen zu können, benötigt Fanny neues Material. Sie kauft für 120 Euro brutto Stifte ein. So sieht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Illustratorin aus:
1.500 € (Einnahmen)
- 120 € (Ausgaben)
= 1.380 € (Gewinn)
Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind
- alle ins Handelsgesetzbuch eingetragenen Kaufleute
- Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
- Gewerbetreibende mit > 800.000 € Umsatz/Jahr oder > 80.000 € Gewinn/Jahr
Die doppelte Buchführung ist aufwendiger als die einfache EÜR: Jede Geldbewegung muss mindestens zweimal erfasst werden: im Soll und im Haben. Dadurch bleibt die Buchhaltung immer ausgeglichen.
Soll und Haben
Die Soll-Seite ist die linke Seite eines Kontos, die Haben-Seite die rechte. Die Belastung auf der Soll-Seite verrät, wohin das Geld fließt. Die Haben-Seite zeigt, woher das Geld kommt. „Soll“ und „Haben“ gibt es bei den unterschiedlichsten Konten – zum Beispiel bei einem Konto für Maschinen und einem Konto für die Bank.
Bei der doppelten Buchführung entstehen automatisch eine Bilanz aus Ihrem Vermögen bzw. Ihren Schulden sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aus Ihren Erträgen und Aufwendungen.
Beispiel: Hard- und Software-Händler
Cem handelt mit Hard- und Software. Er verkauft seinem Kunden ein neues Laptop für 1.190 Euro (1.000 Euro netto + 190 € USt.). Der Kunde überweist den Betrag auf Cems Geschäftskonto.
Cem erhöht dadurch sein Bankkonto um 1.190 Euro, deshalb bucht er 1.190 Euro im Soll des Bankkontos. Gleichzeitig erzielt er einen Umsatzerlös von 1.000 Euro. Diesen erfasst er im Haben des Kontos „Umsatzerlöse“. Die Umsatzsteuer in Höhe von 190 Euro stellt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar, deshalb bucht er diesen Betrag im Haben des Kontos „Umsatzsteuer“.
Für den Versand seiner Ware kauft Cem Verpackungsmaterial für 595 Euro brutto ein (500 Euro netto plus 95 Euro Vorsteuer). Er bezahlt per Banküberweisung.
Cem bucht 500 Euro im Soll des Kontos „Wareneingang“. Die Vorsteuer von 95 Euro kann er später vom Finanzamt zurückfordern: Er bucht 95 Euro im Soll des Kontos „Vorsteuer“. Da er per Überweisung bezahlt hat, verringert sich sein Bankkonto um 595 Euro. Diesen Betrag erfasst er im Haben des Bankkontos.
Das sollten Sie tun:
-
Organisieren Sie Ihre Ablage übersichtlich und schaffen Sie auf Ihrem Computer oder im Regal Ordner für
Rechnungen, Bankunterlagen etc. -
Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege im Rahmen der gesetzlichen Fristen sorgfältig auf – digital oder auf Papier.
-
Nehmen Sie sich regelmäßig – zum Beispiel
jeden Freitag – Zeit für die Buchhaltung: zum Beispiel um Belege zu sichten, digitalisieren und korrekt zu verbuchen. -
Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig auf einer externen Festplatte oder in einer Cloud auf einem geschützten Server.
-
Lassen Sie sich von einer Steuerberatung oder einem Buchhaltungsbüro unterstützen, wenn Sie unsicher sind. Bereiten Sie die Unterlagen gut vor, das reduziert die Kosten.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden:
-
Private und geschäftliche Ausgaben vermischen: Sammeln Sie Ihre Belege separat und führen Sie ein privates sowie ein geschäftliches Bankkonto.
-
Fristen versäumen: Halten Sie die gesetzlichen Fristen für Steuerzahlungen (Umsatzsteuervoranmeldung, Körperschafts- und Einkommensteuer) sowie zur Abgabe Ihres Jahresabschlusses stets im Blick.
-
Belege verbummeln: Sammeln Sie Ihre Belege an einem festen Ort und erfassen Sie diese regelmäßig.
-
Fehlerhafte Rechnungen schreiben: Denken Sie an die Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen wie zum Beispiel fortlaufendeRechnungsnummern.
-
Offene Posten nicht überwachen: Prüfen Sie regelmäßig, ob noch Forderungen offen sind. Ein gutes Mahnwesen schützt vor Liquiditätsproblemen.
Buchhaltung lernen
Wer eine kaufmännische Ausbildung absolviert, lernt Buchhaltung „von der Pike auf“. Es geht aber auch kompakter:
- Existenzgründungsseminare (zum Beispiel von der kommunalen Wirtschaftsförderung oder an Hochschulen) vermitteln die Grundkenntnisse kostenlos oder sehr günstig.
- Industrie- und Handelskammern und Volkshochschulen bieten regelmäßig Seminare zu Buchhaltungs-Grundlagen, EÜR, Umsatzsteuer oder GoBD und Belegpflicht an.
- Verschiedene Anbieter von Online-Kursen lehren praxisnah allgemeine Grundlagen oder spezielle Aspekte der Buchhaltung.
- Steuerberatungen und Gründungs-Coaches geben ihr Buchhaltungswissen individuell weiter.
- Zahlreiche Fachbücher helfen dabei, sich die Grundlagen der Buchführung selbst anzueignen.
Professionelle Software-Lösungen können Sie bei der Buchhaltung unterstützen. Für Selbstständige eignen sich zum Beispiel diese Buchführungs-Tools:
- Lexoffice – einfach, übersichtlich, intuitive Bedienung, perfekt für die EÜR
- SevDesk – praktisch für viele Belege, bei vielen Reisen, schnell im Verbuchen
- Papierkram – günstig, datenschutzfreundlich, klare Struktur, gut für die EÜR
- Buchhaltungsbutler – erkennt Belege, macht Buchungsvorschläge, etwas teurer
Eine korrekte Buchhaltung ist nicht nur wichtig für den Fall einer Steuerprüfung: Sie bietet Ihnen als Unternehmerin oder Unternehmer eine solide Grundlage für die strategische Planung.
Daher sollten Sie die Grundsätze der Buchhaltung und die speziellen Regeln für Ihre Unternehmensform kennen. Wenn Sie keine eigene Buchhaltung in Ihrem Unternehmen haben, kann eine Software-Lösung Sie spürbar entlasten.
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FAQ
Wenn Sie einfache Vorgänge, nur wenige Belege haben und gerne strukturiert arbeiten, können Sie die Buchführung selbst machen – zum Beispiel als Alleinunternehmer bzw. -unternehmerin mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Vorteil: Sie haben die volle Übersicht über Ihre Finanzen.
Wenn Sie schwierige steuerliche Themen haben (zum Beispiel Auslandsgeschäfte) und nicht so gut organisiert sind oder nicht gerne mit Zahlen umgehen, sollten Sie Ihre Buchführung lieber an eine Steuerberatung auslagern. Vorteil: Sie genießen professionelle Beratung und haben die Sicherheit, keine Frist zu versäumen.
Das für Sie zuständige Finanzamt führt regelmäßig Betriebsprüfungen durch. Es kann jederzeit passieren, dass sich eine Prüferin oder ein Prüfer bei Ihnen anmeldet. Diese Person prüft Ihre kompletten Buchhaltungsunterlagen auf Korrektheit.
Als Freiberuflerin oder Freiberufler dürfen Sie die einfache Form der Buchführung nutzen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Aus Ihren Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen können Sie ohne großen Aufwand Ihren Gewinn ermitteln.
Bei der einfachen Buchführung erfassen Sie Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben chronologisch. Aus der Gegenüberstellung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ergibt sich am Jahresende Ihr Gewinn.
Bei der doppelten Buchführung buchen Sie jeden Geschäftsvorfall zweimal: einmal im Soll oder einmal im Haben. Das ermöglicht am Jahresende eine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung.
Nein, das ist nicht nötig. Sie können sich die Grundlagen der Buchhaltung selbst aneignen. Dafür eignen sich zum Beispiel Seminare der Industrie- und Handelskammern, Volkshochschulen oder Gründungs-Workshops. Außerdem gibt es gute Software-Lösungen für die Buchhaltung.