Beim Schreiben Ihrer Rechnungen müssen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer gesetzliche Vorschriften beachten.
Für Kleinunternehmen und bei Kleinbeträgen gelten Sonderregeln mit reduzierten Pflichtangaben.
Korrekt ausgestellte Rechnungen sind wichtig, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
Nur bei rechtssicheren Rechnungen kann Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen.
Für die Umstellung auf elektronische Rechnungen gelten Übergangsfristen. Informieren Sie sich rechtzeitig.
Rechnungen schreiben – aber richtig
Warum ist eine korrekte Rechnung wichtig?
Ob Sie Dienstleistungen erbringen, mit Waren handeln oder auf Honorarbasis arbeiten, ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist: Um eine Vergütung für Ihre Leistungen zu erhalten, müssen Sie Ihrer Kundschaft eine Rechnung schreiben. Diese sollte formal korrekt sein und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, denn …
Mit einer korrekten Rechnung erhalten Sie Ihr
Geld in der Regel ohne Verzögerungen. Das sichert Ihre Liquidität.
Eine sorgfältig ausgestellte Rechnung macht
einen professionellen Eindruck und stärkt das Vertrauen Ihrer Kundschaft.
Korrekte Rechnungen sind maßgeblich für eine einwandfreie
Buchhaltung und die Basis für Ihre Steuererklärung.
Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung kann Ihre
Kundschaft die Vorsteuer einbehalten und finanzielle Vorteile
genießen.
Frist einhalten
Ohne Rechnung kein Zahlungseingang. Deshalb sollten Sie als Unternehmerin oder Unternehmer Ihre Leistungen stets zeitnah abrechnen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführen der Leistung eine Rechnung stellen müssen.
Aber wie sieht eine korrekte Rechnung aus? Wir haben die gesetzlichen Vorgaben aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes in eine praktische Checkliste verwandelt.
Checkliste: Pflichtangaben auf der Rechnung
Diese Pflichtangaben gehören auf Ihre Rechnung:
-
Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie Ihres Kunden/Ihrer Kundin
-
Datum der Rechnung
-
einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. Kombination aus Jahr, Monat und einer aufsteigenden Zahl) und die Angabe „Rechnung“
-
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- dentifikationsnummer (USt-IdNr. oder USt-ID)
-
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang Ihrer Dienstleistung
-
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. Zeitraum der
erbrachten Leistung (Kalendermonat) -
Nettobetrag der Lieferung bzw. Leistung in Euro
-
ggf. im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti
-
Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) sowie konkreter Umsatzsteuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
-
Zahlungsziel (Bis wann ist die Rechnung zu bezahlen?
Die gesetzliche Frist beträgt 30 Tage.) -
ggf. Eigentumsvorbehalt oder Aufbewahrungspflichten
(falls gesetzlich gefordert, z. B. bei Privatpersonen im Baubereich)
Sonderregeln für Kleinbeträge und Kleinunternehmen
Für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto gelten Erleichterungen. So genügen zum Beispiel im Einzelhandel Quittungen mit nur wenigen Pflichtangaben (Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Rechnungsdatum, Menge und Art der Produkte bzw. Leistungsumfang, Bruttoentgelt, Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung).
Kleinunternehmen nach § 19 UstG dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem müssen sie den Grund für die Steuerbefreiung auf der Rechnung nennen (zum Beispiel mit dem Zusatz: „Gemäß § 19 UstG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“). Die Pflichtangaben auf Rechnungen von Kleinunternehmen sind beschränkt auf:
- Namen und Anschriften des Kleinunternehmens und des Leistungsempfängers/der Leistungsempfängerin
- Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden)
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung/Ware
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Entgelt und ggf. vereinbarte Rabatte
Weitere nützliche Angaben auf der Rechnung
Mit zusätzlichen freiwilligen Angaben auf Ihrer Rechnung schaffen Sie mehr Transparenz und erleichtern den Zahlungsvorgang:
- Teilen Sie Ihre Bankverbindung mit.
- Nennen Sie wichtige Kontaktdaten wie Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie die Internetadresse Ihres Unternehmens.
- Benennen Sie den Inhaber oder die Inhaberin Ihres Unternehmens bzw. die geschäftsführende Person.
- Bilden Sie das Logo Ihres Unternehmens ab und stärken Sie so den Wiedererkennungswert.
Tools für die Buchhaltung
Rechnungen schreiben gehört zum Unternehmensalltag. Daher lohnt es sich, gleich zu Beginn der Selbstständigkeit Zeit und Mühe in eine korrekte Rechnungsvorlage zu stecken. Für kleinere Unternehmen genügt zurzeit ein in Word oder Excel erstelltes Dokument, in das Sie die einzelnen Parameter einfügen. Wenn Sie Ihre Rechnung per E-Mail versenden möchten, müssen Sie diese in eine pdf-Datei umwandeln.
Schreiben Sie jeden Monat viele Rechnungen? Dann lohnt sich möglicherweise eine Software-Lösung. Professionelle Rechnungsprogramme erleichtern Ihnen die Arbeit deutlich. Ein gutes Buchhaltungs-Tool ermöglicht zudem das Erstellen von Angeboten oder das Schreiben von Mahnungen. Bei kostenlosen Rechnungs-Tools im Internet sollten Sie genau hinschauen: In vielen Fällen müssen Sie Ihre Daten für Werbezwecke preisgeben, um die Anwendung nutzen zu können.
Wissenswertes zur E-Rechnung
Gewiss haben Sie schon von der E-Rechnung gehört: Im Zuge der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft hat die Umstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) begonnen. Diese Dateien im Format XML lassen sich – im Gegensatz zu einfachen pdf-Dateien – elektronischverarbeiten.
Bis Ende 2026 können Sie Ihre Rechnungen noch auf Papier oder – mit Einverständnis Ihrer Kundschaft – per E-Mail als pdf-Datei versenden. Falls Ihr Umsatz 2026 bis zu 800.000 Euro beträgt, gilt die Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Weitere Infos zur E-Rechnung finden Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.
Buchhaltung im Blick
Auch wenn Sie sich als Unternehmerin oder Unternehmer lieber auf die Inhalte konzentrieren: Behalten Sie Ihre Buchhaltung stets im Blick. Die folgenden Tipps helfen dabei:
- Stellen Sie unmittelbar nach Lieferung der Ware oder Erbringen der Dienstleistung Ihre Rechnung – spätestens innerhalb von sechs Monaten.
- Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand auf Korrektheit. So vermeiden Sie nachträgliche Korrekturen, die für beide Seiten lästig und unangenehm sind.
- Checken Sie regelmäßig Ihre Zahlungseingänge. Prüfen Sie, welche Rechnungen noch offen sind, und fassen Sie gegebenenfalls nach.
- Bewahren Sie Ihre ausgestellten Rechnungen acht Jahre lang auf. Dazu sind Sie gesetzlich verpflichtet.
Eine klare, übersichtliche und korrekte Rechnung ist eine gute Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Betrachten Sie das Schreiben von Rechnungen nicht als lästige Pflicht, sondern als Kür nach einem gelungenen Projekt. Mit einer selbst erstellten Rechnungsvorlage erleichtern Sie sich die Arbeit.
Achten Sie darauf, dass Ihre Vorlage sämtliche Eckpunkte enthält, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Wenn Sie sehr viele Rechnungen schreiben oder Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie über eine professionelle Buchhaltungssoftware nachdenken.
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FAQ
Wenn Sie unternehmerisch oder freiberuflich tätig sind, müssen Sie für Ihre erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren Rechnungen ausstellen.
Eine korrekte Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben hilft Ihnen, ohne Zahlungsverzögerungen an Ihr Geld zu kommen. Für Ihre Kundschaft ist sie besonders wichtig für den Vorsteuerabzug. Klare, übersichtliche Rechnungen erleichtern Ihre Buchhaltung und unterstreichen nach außen hin Ihre Professionalität.
Pflichtangaben auf der Rechnung sind:
- Ihr Name und Ihre Adresse sowie die Adressdaten des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin
- Rechnungsdatum
- Ihre Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistungen
- Netto- und Bruttobetrag
Kleinunternehmen müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Pflichtangaben auf den Rechnungen sind bei diesen Unternehmen reduziert:
- vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmens und des Leistungsempfängers/der Leistungsempfängerin
- Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden)
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung/Ware
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Entgelt und ggf. vereinbarte Rabatte
- Eine Kleinbetragsrechnung bis zu 250 Euro brutto gilt als Sonderfall. Für diese Rechnungen gelten vereinfachte Anforderungen: Sie müssen keine Rechnungsnummer, Empfängeradresse sowie Name und Adresse des ausstellenden Unternehmens,
- Rechnungsdatum,
- Leistungsbeschreibung,
- Bruttobetrag und Steuersatz.
In diesem Fall müssen Sie eine Korrekturrechnung ausstellen. Sie enthält die ursprüngliche Rechnungsnummer mit der Ergänzung „Korrektur“.
Sie müssen Ihre Rechnung an ein anderes Unternehmen spätestens sechs Monate nach Erbringen Ihrer Leistung stellen. Für Rechnungen an Endverbraucher und -verbraucherinnen gibt es keine festen Fristen. Beachten Sie jedoch, dass Ihre Forderungen nach drei Jahren verjähren.